再確認！宅配で誤配・ご投函を防ぐポイント

こんにちは！千葉・東京で軽貨物ドライバーを募集しているエアフォルクグループのホームページにお越し頂き、誠にありがとうございます！
　
　
　
例年、お中元の注文により需要が増え、通販サイトの特売日などもあって、軽貨物運送業の繁忙期といえる時期です。いつも以上に１日にお届けしなくてはいけない荷物は多く、この暑さや急な雷雨なども考えた配慮も必要と、効率的に業務を進めるためにはいろいろと工夫もしなければなりません。そうしていっぱいいっぱいになってくるとどうしてもミスに繋がりやすくなってしまいます。
そんな時もっとも気をつけたいのが、お届けしたことにならなくなってしまう『誤配』と、やはり大きな問題となってしまう集合住宅の集合ポストでの不在連絡票（不在票）の「誤投函」や宅配ボックスでの荷物の「誤投函」です。
絶対に失敗できないこれらの防止策をあらためて確認しておきましょう。
　
　
　
【誤配を防ぐ方法】
　
➀伝票に記載の住所と名前を『声を出して読み上げて』『レ点をつけながら』確認する
目視だけの伝票の確認は、脳が刺激されず漫然とした確認となりがちで、結果、勘違い・読み間違いしても気づかないままになってしまいます。意識して声に出して読み上げることで、目だけでなく、口と耳も使うことになり、脳が刺激されて見落としや勘違いの発生確率は確実に下げることができます。さらにプラスするなら、ボールペンなどで軽くなぞりながらレ点をつけて確認すると手も使うのでより脳を刺激できます。恥ずかしい・煩わしいという人もいるかもしれませんが、誤配や誤投函してしまった時の大変さと比べたら些細なことではないでしょうか。
　
　
➁何度も確認する！
伝票に記載されている住所や名前と今向かっている配達先が合っているかを様々なタイミングで何度も確認します。
『車両から荷物を降ろす時』
『インターフォン鳴らす時（マンションではエントランスと部屋前の2回）』
『お渡しする時』
『配達完了の端末入力時』
と最低4回は確認する機会があるので都度声を出しつつ行いましょう。
　
　
➂できるだけ対面で手渡しし、サインを頂く
コロナ禍で非対面・サインレスが広まり、お客様も配送ドライバーも手間が省けるサインレスを選びがちですが、サインがないというのは何かあっても証拠が残らないというリスクを抱えることにもなります。むしろお互いのためにも対面・サインは必要と考えます。それを望まないお客様にも丁寧にお願いしてみてはいかがでしょうか？お客様の心証を悪くしないためには言葉選びや態度に気をつけ、タイミングを間違えないという状況判断は必要にはなりますが、謙虚に感謝の気持ちをもってきちんとお願いすれば対面手渡し・サインに応じてくださるお客様も多いと言います。
　
　
➃お渡し時には5つの情報を伝える
お渡し時に情報をお伝えすることは誤配を防ぐためにはとても重要なことですし、その情報はお客様が聞きたいことでもあることを忘れてはいけません。
『どこから』『だれから』『なにが』『何個』『だれ宛てに』届いているのかをしっかりお伝えしましょう！
　
　
➄いつも平常心を心がける
どういった時に誤配が発生しやすいかという質問に対して、『荷姿(梱包状態)で判断し思い込む』『常連顧客が多いコースでの配達』『番地も含め似たマンションが多い』という意見があるそうです。時間に余裕があっても忙しくても、慣れたコースも初めてのコースも、住所がわかりやすくてもわかりづらくても、状況に気持ちが左右されず、いつも地道に、常に平常心で、確認すべきことを確認すれば、ミスは起きないはずです。
　
　
【誤投函を防ぐ方法】
　
➀ボックス投函時は写真で記録する
マンションなど複数のボックスがある場合は、何番のボックスに荷物を投函したか不在票に記入する際に間違えてしまうという事態に備えて、『ボックス番号と荷姿が分かるように写真で記録』を残しておきたいです。どこのマンションのボックスかわからないということもないよう建物の様子がわかる引きの写真も必要に応じて撮っておくとなお良いでしょう。ただ注意しなければいけないことがあります。個人情報の映り込みはしないように配慮すること、また一定期間経過して必要がなくなったらデータは削除するようにしましょう。
　
　
➁不在票には部屋番号も記入すること
マンションでは集合ポストが設置されている場合も多く、そこに不在票を投函する場合、隣や上下階の部屋などのポストに誤投函してしまうということが起きます。それを防ぐために『不在票の受取人名の横に号室も記入』します。これは名前だけでなく、部屋番号でも相違ないか二重のチェックをするということです。
　
　
➂不在票も写真撮影しておく
不在票の投函も、『ポストの部屋番号が映り込むように投函するところを写真に記録』します。さらにポストの前で荷札・不在票・ポストの３つを読上げ三重チェックし投函できれば完璧です。
　
　
　
いかがでしょうか？皆さんはどのような工夫をされていますか？
確かに手間ではあると思いますし、効率が悪いと言われる方もいらしゃるかもしれません。しかし、誤配や誤投函を防ぐためには、地道なことをコツコツと確実に行うことに尽きるのではないでしょうか。人間だれしも間違いや失敗はあるものですが、誤配や誤投函によって信用の失墜や精神面・報酬面でもダメージがある可能性もあり、ケースによっては損害賠償問題にも発展しうるものです。仕方ないではすまないことがあることも心にとめて、ミスがないよう上記のようなポイントをおさえつつ、日々業務に携わっていきたいですね。